WPS 使用教程 & 功能介绍

从下载安装到进阶技巧，本教程覆盖 WPS 文字、表格、演示、PDF、AI 全功能使用方法。无论是新手入门还是高效进阶，一页找到所有 WPS 怎么用的答案。

WPS Office 功能全览

WPS Office 是金山软件旗下的免费办公软件套件，集文字、表格、演示、PDF 四大核心组件于一体，全面兼容微软 Office 格式，支持 Windows、Mac、Linux、Android、iOS 全平台。

WPS 文字

完全兼容 Word (.docx) 格式，支持文档排版、审阅修订、目录生成、邮件合并，内置海量模板。

WPS 表格

深度兼容 Excel (.xlsx)，支持数百个公式函数、数据透视表、图表可视化，高效处理大数据。

WPS 演示

兼容 PowerPoint (.pptx)，提供丰富动效与主题，AI 一键生成 PPT，让汇报演讲更专业。

WPS PDF

直接编辑 PDF 文字和图片，支持 PDF 与 Word/Excel 互转，签名、批注、合并拆分一步完成。

深度兼容 Office 格式

无缝打开、编辑、保存 Word/Excel/PPT 文件，格式零损耗，跨软件协作无障碍。

云文档多端同步

文档自动同步至云端，手机、平板、电脑无缝接力，永不丢失。

多人在线协作

邀请同事共同编辑同一份文档，实时查看对方修改，评论批注一应俱全。

PDF 编辑与转换

一键将 Word/Excel/PPT 转为 PDF，也可直接编辑 PDF 内容，PDF 转 Word 还原度极高。

海量免费模板

内置数万份简历、报告、合同、PPT 模板，覆盖各类场景，修改即用。

文档加密保护

设置打开密码或限制编辑，保护敏感文件安全，企业版支持精细化权限管控。

全平台跨终端

Windows、macOS、Linux、Android、iOS 全覆盖，移动办公随心所欲。

智能表格分析

支持数百个公式函数、数据透视表、条件格式，处理百万行数据依然流畅。

WPS AI 智能助手

一键生成文章、智能改写、公式解读、PPT 秒生成，办公效率提升 10 倍。

全新 WPS AI

WPS AI — 智能办公新体验

WPS AI 深度集成于文字、表格、演示，帮您一键生成内容、智能改写润色、自动解读公式、秒生成 PPT，让办公效率飞跃提升。

✦ 一键生成长文档 ✦ PPT 自动生成 ✦ 公式智能解读 ✦ 内容润色改写 ✦ 数据智能分析

查看 WPS AI 教程

WPS 怎么下载安装？新手完整教程

WPS 下载安装非常简单，以下以 Windows 系统为例，3 分钟完成安装全流程。

访问官网选择平台

访问 WPS 官网（wps.cn）或点击本站下载页，选择对应系统版本（Windows/Mac/Android/iOS），点击下载按钮，浏览器自动开始下载安装包（约 250MB）。

运行安装程序

下载完成后双击 .exe 安装包，弹出安装向导后点击"立即安装"（默认路径即可），等待安装进度条完成，约 2-3 分钟。如出现 UAC 弹窗请点击"是"授权。

注册 WPS 账号（可选）

安装完成后启动 WPS，弹出登录界面，可用手机号/邮箱免费注册账号，登录后解锁云文档同步、AI 功能等。也可暂时跳过，直接使用本地文档功能。

开始使用

主界面提供"新建"文字、表格、演示，以及海量免费模板。点击右上角账号头像可管理云文档。桌面右键也可快速新建 WPS 文件。

💡

下载提示：如果安装失败，请尝试右键安装包 → 以管理员身份运行；安装前可临时关闭杀毒软件避免误拦截。

WPS 文字怎么用？核心功能教程

WPS 文字（对应 Word）是日常最常用的组件，以下是新手必学的核心功能操作方法。

如何生成目录？

先设置标题样式（选中文字 → 开始 → 标题1/标题2），然后光标放置到目录位置 → 引用 → 目录 → 选择样式，WPS 自动生成可跳转的目录，更新文档后点击"更新目录"即可。

如何设置页眉页脚？

插入 → 页眉和页脚，双击页面顶部区域也可激活页眉。设置首页不同或奇偶页不同，在"页眉和页脚"工具栏中勾选对应选项，双击正文退出编辑。

如何进行修订和批注？

审阅 → 修订 → 打开修订模式，此后的所有修改会以红色标记显示。批注：选中文字 → 审阅 → 新建批注，多人协作时批注信息会显示作者和时间。

如何将 Word 转为 PDF？

文件 → 输出为 PDF，或"文件 → 另存为 → 选择 PDF 格式"。WPS 免费版即可使用此功能，支持设置 PDF 密码和分辨率，无需安装额外插件。

如何快速排版？

开始选项卡提供一键样式（标题/正文/引用），格式刷（Ctrl+Shift+C 复制，Ctrl+Shift+V 粘贴格式），段落调整行距选"固定值"避免图片撑大行距。

WPS 文字常用快捷键

Ctrl+S 保存，Ctrl+Z 撤销，Ctrl+B 加粗，Ctrl+I 斜体，Ctrl+U 下划线，Ctrl+Enter 分页符，Ctrl+H 替换，F12 另存为，Alt+F4 关闭。

WPS 表格怎么用？公式与数据处理教程

WPS 表格深度兼容 Excel，以下是使用频率最高的函数公式和数据处理功能教程。

WPS 表格常用公式大全

函数	用途	公式示例
SUM	求和	`=SUM(A1:A10)`
AVERAGE	平均值	`=AVERAGE(B1:B20)`
IF	条件判断	`=IF(C1>60,"及格","不及格")`
VLOOKUP	垂直查找	`=VLOOKUP(D1,A:C,2,0)`
COUNTIF	条件计数	`=COUNTIF(A:A,">100")`
SUMIF	条件求和	`=SUMIF(A:A,"北京",B:B)`
LEFT/RIGHT	截取文字	`=LEFT(A1,3)`
TEXT	格式化数值	`=TEXT(A1,"0.00%")`

数据透视表怎么用？

选中数据区域（含表头）→ 插入 → 数据透视表 → 选择新工作表 → 确定。在右侧面板将字段拖至"行"、"列"、"值"区域即可快速汇总分析。双击任意汇总数据可下钻查看明细。

如何冻结首行/首列？

视图 → 冻结窗格 → 冻结首行（或冻结首列）。若需同时冻结行列，先点击要冻结区域右下角的单元格，再选"冻结至第X行第Y列"。

VLOOKUP 出现 #N/A 怎么办？

常见原因：查找值格式不一致（如数字存储为文本），或查找区域第一列不含目标值。解决：用 VALUE() 统一格式，或改用 IFERROR(VLOOKUP(...),"") 屏蔽错误值显示。

如何制作下拉列表？

选中目标单元格 → 数据 → 有效性（数据验证）→ 允许选择"序列" → 来源输入"选项1,选项2,选项3"（英文逗号分隔）→ 确定，单元格旁出现下拉箭头。

WPS 演示怎么用？制作 PPT 完整教程

WPS 演示兼容 PowerPoint，以下是从新建到放映的全流程操作指南，含 AI 自动生成 PPT 方法。

如何新建 PPT 并选择主题？

新建 → 演示 → 选择主题模板（或从模板库选择），点击主题卡片右下角"使用"即可。主题可随时在"设计"选项卡更换，全程自动适配字体颜色，无需手动调整。

WPS AI 怎么一键生成 PPT？

打开 WPS 演示 → 点击工具栏"WPS AI" → 输入演讲主题和要求（如"制作一份公司季度汇报PPT，10页，专业风格"）→ AI 自动生成完整 PPT，包含配色、排版、内容，再手动微调即可。

如何添加动画效果？

选中要添加动画的元素 → 动画 → 选择进入/强调/退出效果，右侧面板可调整持续时间和延迟。幻灯片切换动效：切换 → 选择转场效果 → 点击"应用到全部"统一风格。

如何导出 PDF 或视频？

文件 → 输出为 PDF，可导出为带动画的 PDF（需会员）。输出为视频：文件 → 输出为视频 → 设置分辨率和每页停留时间 → 导出 MP4 格式，适合发送给无 PPT 软件的观众。

演讲者模式（备注）怎么用？

在幻灯片下方"备注"区域提前输入演讲稿，放映时按 F5 进入放映，演讲者模式下自己屏幕显示备注，观众屏幕仅看到幻灯片，Mac 版接投影仪后自动切换。

WPS 演示常用快捷键

F5 从第一页开始放映，Shift+F5 从当前页放映，B 键放映时黑屏，W 键白屏，Ctrl+M 新建幻灯片，Ctrl+D 复制幻灯片，Delete 删除所选元素。

WPS PDF 怎么用？编辑转换完整教程

WPS PDF 是内置的 PDF 处理工具，无需 Acrobat 即可完成大多数 PDF 任务，以下是常用功能操作方法。

如何直接编辑 PDF 文字？

用 WPS 打开 PDF 文件 → 工具栏切换到"编辑"模式 → 点击任意文字区域即可直接编辑，修改文字、字体、大小、颜色与操作 Word 类似，完成后 Ctrl+S 保存。

PDF 转 Word 怎么操作？

打开 PDF → 工具 → PDF 转 Word（或顶部菜单"转换"）→ 选择输出格式为 .docx → 点击开始转换。WPS 的 PDF 转 Word 保留率高，表格、图片均能较好还原（需会员功能）。

Word 转 PDF 怎么操作？

在 WPS 文字中打开 Word 文件 → 文件 → 输出为 PDF → 设置文件名和保存位置 → 确定。WPS 免费版即可无限次使用 Word 转 PDF 功能，无页数限制。

如何给 PDF 添加批注？

打开 PDF → 注释 → 选择批注类型（高亮、便签、下划线等）→ 在对应位置点击或拖选即可添加。批注内容可导出汇总，适合审阅和团队评审场景。

如何合并多个 PDF？

工具 → 合并 PDF → 添加多个 PDF 文件 → 拖动调整顺序 → 点击合并。也可拆分 PDF：工具 → 拆分 PDF → 按页数或书签拆分。部分功能需要 WPS 会员。

如何给 PDF 设置密码？

工具 → 安全 → 文档加密 → 设置打开密码和/或权限密码（限制复制、打印）。也可在"另存为 PDF"时勾选"加密选项"一并设置。

WPS AI 怎么用？智能办公完整教程

WPS AI 深度整合了大语言模型，覆盖文字、表格、演示全场景，以下是常用 AI 功能使用方法。

WPS AI 在哪里找到？

WPS AI 入口有多处：① 顶部工具栏"WPS AI"按钮；② 选中文字后浮出的 AI 快捷菜单；③ 表格单元格内输入 AI 关键词触发。登录 WPS 账号后即可使用基础功能，高级功能需会员。

如何用 WPS AI 生成长文章？

在 WPS 文字中点击"WPS AI" → 输入文章主题和要求（如字数、风格、结构）→ AI 生成草稿 → 选择"插入"到文档 → 再手动完善细节。适合写报告、周报、方案等重复性内容。

WPS AI 如何润色/改写文字？

选中需要改写的段落 → 右键选择"WPS AI"→"润色"或"改写" → 从多个备选结果中选择满意的版本点击替换。也可在 AI 对话框输入自定义指令，如"帮我用更正式的语气重写"。

WPS AI 如何解读表格公式？

在 WPS 表格中选中含公式的单元格 → 点击公式栏旁的"AI"图标 → WPS AI 自动解读该公式的作用和逻辑，并可根据需求推荐更优的替代公式写法。

WPS AI 如何一键生成 PPT？

打开 WPS 演示 → 点击"WPS AI" → 输入主题（如"销售季度总结，8页，数据分析风格"）→ AI 自动生成完整 PPT，含布局、配色、内容，还可在对话框继续调整细节。

WPS AI 免费版和会员有什么区别？

免费用户可体验 WPS AI 基础功能（润色、改写、公式解读），但有每日次数限制。WPS 会员可解锁无限次使用、长文档生成、一键生成完整 PPT、AI 数据分析等高级功能。

WPS 云文档 & 多人协作怎么用？

WPS 云文档支持多端同步和实时协作，以下是云存储和在线协作的完整使用教程。

如何开启云文档同步？

如何邀请他人协作编辑？

打开云文档 → 右上角点击"分享"按钮 → 选择"允许编辑" → 复制链接发给协作者。协作者打开链接即可同步编辑，可实时看到对方的光标位置和修改内容，协作者需登录 WPS 账号。

如何查看文档历史版本？

云文档会自动保存每次修改的历史版本，文件 → 历史版本（或右键文件 → 历史版本），选择要查看的时间点可预览，点击"恢复此版本"可一键回滚，避免误操作丢失内容。

如何设置分享权限？

分享时可设置三种权限：仅查看（对方只能看不能改）、可评论（可添加批注但不能修改内容）、可编辑（完全协作权限）。还可设置分享链接有效期，过期后自动失效保护文件安全。

WPS 快捷键大全 & 高效技巧

掌握以下 WPS 常用快捷键，办公效率至少提升 30%。

快捷键	功能	快捷键	功能
`Ctrl`+`S`	保存	`Ctrl`+`Z`	撤销
`Ctrl`+`C`	复制	`Ctrl`+`V`	粘贴
`Ctrl`+`B`	加粗	`Ctrl`+`I`	斜体
`Ctrl`+`U`	下划线	`Ctrl`+`F`	查找
`Ctrl`+`H`	替换	`Ctrl`+`A`	全选
`Ctrl`+`Enter`	分页符（文字）	`F12`	另存为
`Ctrl`+`Home`	跳到文档开头	`Ctrl`+`End`	跳到文档结尾
`F5`	PPT 开始放映	`Shift`+`F5`	从当前页放映
`Ctrl`+`1`	表格单倍行距	`Ctrl`+`2`	表格双倍行距
`Alt`+`=`	表格快速求和	`Ctrl`+`;`	输入当前日期

💡

进阶技巧：WPS 表格中 Ctrl+D 向下填充（复制上一行），Ctrl+R 向右填充；文字中 Ctrl+Shift+C/V 是复制/粘贴格式（格式刷快捷键）。

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